Catering para jornadas de entidades: qué debéis prever

Organizar una jornada ya da bastante trabajo como para que la comida se convierta en un problema la misma mañana. Esta es la lista que usamos nosotras cuando nos llaman entidades, cooperativas y ateneos.

Cuándo avisar

Dos semanas es cómodo. Una semana suele ser posible. Tres días es apurado pero puede hacerse si el formato es sencillo. Lo que marca la diferencia no es tanto la comida como el personal: si hace falta servicio de sala, hay que cuadrar agendas.

Si la jornada cae en época de mucha actividad (finales de junio, diciembre), contad más margen.

El recuento, que nunca cuadra

Es el error número uno. La gente se inscribe y no viene, o viene gente que no se había inscrito.

• Tomad como referencia los inscritos confirmados, no los interesados.
• Para actos gratuitos, contad una ausencia de entre el 15 y el 25 %.
• Para actos de pago, la ausencia baja mucho.
• Acordad con el catering hasta cuándo podéis ajustar la cifra y qué mínimo se factura igualmente.

El espacio

Decidlo todo, aunque parezca irrelevante:

• ¿Hay cocina? ¿Agua? ¿Enchufes? ¿Nevera?
• ¿Se puede aparcar cerca para descargar, o hay que subir cajas por escaleras?
• ¿Hay mesas disponibles o las llevamos nosotras?
• ¿Se comerá de pie o sentados? Cambia por completo el formato del menú.
• ¿Qué horario tiene la sala? Si cierra a las siete, la recogida debe hacerse antes.

Un lugar sin agua ni enchufes encarece el servicio y limita lo que se puede ofrecer. No es un problema si se sabe con tiempo; lo es si se descubre al llegar.

Las dietas

Pedidlas en el formulario de inscripción, no por correo después. Preguntas útiles: vegetariano, vegano, sin gluten, sin lactosa, sin frutos secos, alergias y otras restricciones.

Pasadnos las cifras finales con dos o tres días de margen. Nosotras incluimos las adaptaciones en el precio, pero necesitamos organizar la cocina para evitar contaminaciones cruzadas, y eso no se improvisa la misma mañana.

El formato, según el tipo de jornada

• Jornada con pausas cortas. Picoteo de pie y a mano. Nada que necesite cuchillo.
• Comida con debate después. Cazuelas para compartir: crea conversación y necesita menos personal.
• Acto institucional. Menú servido, con el coste de personal que conlleva.
• Asamblea larga. Desayuno y comida ligera. Una comida pesada mata la sesión de tarde.

Los detalles que se olvidan

• Bebidas. A menudo se olvidan del presupuesto y aparecen el día antes.
• Quién recoge. Dejad claro si lo hace el catering o la organización.
• Residuos. Si el espacio no tiene dónde tirarlos, alguien debe llevárselos.
• Una persona de contacto el mismo día, con teléfono y presente en la sala.
• La comida que sobra. Decidid antes quién se la lleva. Improvisarlo al final acaba con comida en la basura.

La factura

Si sois una entidad o una administración, decidlo de entrada: hay requisitos de facturación y plazos de pago que conviene pactar antes, no después. Nosotras somos una cooperativa con NIF F66502881 y emitimos factura electrónica sin problema.