Càtering per a jornades d'entitats: què heu de preveure

Organitzar una jornada ja porta prou feina perquè el menjar es converteixi en un problema el matí mateix. Aquesta és la llista que fem servir nosaltres quan ens truquen entitats, cooperatives i ateneus.

Quan avisar

Dues setmanes és còmode. Una setmana sol ser possible. Tres dies és apurat però es pot fer si el format és senzill. El que marca la diferència no és tant el menjar com el personal: si cal servei de sala, cal quadrar agendes.

Si la jornada cau en època de molta activitat (finals de juny, desembre), compteu més marge.

El recompte, que mai quadra

És l'error número u. La gent s'inscriu i no ve, o ve gent que no s'havia inscrit.

• Preneu com a referència els inscrits confirmats, no els interessats.
• Per a actes gratuïts, compteu una absència d'entre el 15 i el 25 %.
• Per a actes de pagament, l'absència baixa molt.
• Acordeu amb el càtering fins quan podeu ajustar la xifra i quin mínim es factura igual.

L'espai

Digueu-ho tot, encara que sembli irrellevant:

• Hi ha cuina? Aigua? Endolls? Nevera?
• Es pot aparcar a prop per descarregar, o cal pujar caixes per escales?
• Hi ha taules disponibles o les hem de portar?
• Es menjarà dret o assegut? Canvia completament el format del menú.
• Quin horari té la sala? Si tanca a les set, la recollida s'ha de fer abans.

Un lloc sense aigua ni endolls encareix el servei i limita el que es pot oferir. No és un problema si se sap amb temps; ho és si es descobreix en arribar.

Les dietes

Demaneu-les al formulari d'inscripció, no per correu després. Preguntes útils: vegetarià, vegà, sense gluten, sense lactosa, sense fruits secs, al·lèrgies i altres restriccions.

Passeu-nos les xifres finals amb dos o tres dies de marge. Nosaltres incloem les adaptacions al preu, però necessitem organitzar la cuina per evitar contaminacions creuades, i això no s'improvisa el mateix matí.

El format, segons el tipus de jornada

• Jornada amb pauses curtes. Pica-pica dret i mà. Res que necessiti ganivet.
• Dinar amb debat després. Cassoles per compartir: crea conversa i necessita menys personal.
• Acte institucional. Menú servit, amb el cost de personal que comporta.
• Assemblea llarga. Esmorzar i dinar lleuger. Un dinar pesat mata la sessió de tarda.

Els detalls que es obliden

• Begudes. Sovint s'obliden del pressupost i apareixen el dia abans.
• Qui recull. Deixeu clar si ho fa el càtering o l'organització.
• Residus. Si l'espai no té on llençar-los, algú se'ls ha d'emportar.
• Una persona de contacte el dia mateix, amb telèfon i present a la sala.
• El menjar que sobra. Decidiu abans qui se l'emporta. Improvisar-ho al final acaba amb menjar a les escombraries.

La factura

Si sou una entitat o una administració, digueu-ho d'entrada: hi ha requisits de facturació i terminis de pagament que convé pactar abans, no després. Nosaltres som una cooperativa amb NIF F66502881 i emetem factura electrònica sense problema.